“十三五”時期，全國數字檔案館建設取得可喜成績，建成了一批以檔案數字資源為核心、安全管理為保障、便捷利用為目標的數字檔案館，共建成41家全國示范數字檔案館和89家國家級數字檔案館。全國數字檔案館基礎設施更加完備，數字檔案館系統功能日趨豐富，信息技術在我國檔案管理工作中的應用愈加廣泛。與此同時，我國的檔案信息化發展中還存在發展不平衡、不充分，信息技術應用不夠普遍，新型信息技術的應用有待加強等問題。只有充分發揮信息技術在檔案管理工作中的優勢，才能有效促進檔案事業的高質量發展。本文分析了信息技術在檔案管理方面的優勢、應用現狀和問題短板，并提出相關建議，以期對推進檔案信息化發展有所助益。

一、信息技術對檔案管理的積極作用

（一）信息技術在檔案收集整理方面的優勢

傳統的檔案管理工作以紙質檔案為主，檔案的收集整理主要依靠人工方式進行。譬如，行政機關所需處理的檔案資料數量眾多、內容復雜、類型多樣，運用了信息技術后，各類文件和信息能夠以規范、標準的形式加以呈現，提高了工作效率，同時也能避免各類人為問題的產生。此外，與傳統的紙質文件不同，以電子文件方式歸檔，能夠避免紙質檔案被損壞、被腐蝕等問題，提高了檔案的安全性。

（二）信息技術在檔案存儲方面的優勢

使用信息技術對檔案進行存儲，能夠豐富存儲形式、增大存儲量。具體來說，信息技術以電子檔案為載體，這一特征能夠增加檔案存儲的介質種類，有利于確保檔案信息的完整性；其次，與紙質方式保存相比，電子介質還能以音視頻形式存儲檔案信息，在確保檔案內容完整詳盡的基礎上提升檔案的存儲水平。

 就存儲量而言，運用信息技術，檔案館能夠充分發揮計算機及互聯網的作用來獲取超大的檔案保存容量，與傳統的檔案管理方式相比，以信息技術為依托的檔案管理模式對檔案庫房的硬件條件等要求相對較低，因此能夠降低管理成本。

（三）信息技術在檔案利用方面的優勢

檔案利用能夠從根本上體現檔案的價值和作用，就傳統的檔案管理模式而言，如需查閱相關檔案，首先要通過網上公開信息查詢或從當地有關部門了解所需檔案的存放地點信息，然后再前往檔案館（室）進行查詢利用。這一檔案查詢模式過于煩瑣，已無法滿足當前快節奏的生活，信息技術的應用則能夠有效改變這一現狀。利用者只需通過手機、計算機等終端輸入檢索條件或關鍵詞，即可迅速獲取相關信息，在獲取電子文件后，可自行下載打印。這不僅有效提升了檔案的查詢利用效率，也促進了檔案查詢利用的精準化，更有利于檔案價值的發揮。

二、我國檔案管理中信息技術應用現狀及不足

（一）重視程度有待加強，管理觀念有待轉變

從整體情況來看，有些部門缺乏對檔案信息化發展的關注和重視，也未能深刻認識到信息技術在檔案管理工作中的重要作用，這阻礙了檔案信息化水平的提升。有的單位在檔案管理方面開展了電子化改革，但主要集中在文件收集或索引編制等方面，并未將信息技術貫穿檔案管理全過程，不利于檔案信息化水平的整體提升。

（二）管理技術有待提升

從目前情況來看，不同的企事業單位或行政部門在開展檔案管理工作過程中有其獨特的方法，不同部門之間缺乏統一的工作機制，這不利于檔案管理系統的標準化建立。檔案管理工作中存在著一些技術方面的不兼容或沖突問題，給檔案管理工作帶來了負面影響。此外，個別檔案管理者缺乏進取心和創新意識，不愿接受新鮮事物，這一問題也對檔案信息化發展帶來了不利影響。

三、提高檔案信息化水平的策略和建議

 信息技術以計算機及通信技術為依托，能夠對海量信息進行高質量、高效率處理。各級檔案館（室）主要負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作，在國家經濟社會發展中發揮著重要作用。充分利用信息技術推動檔案管理水平的提升，不僅能夠確保檔案安全保管和更好地發揮其社會價值，同時也能提高各級檔案部門的工作效率和質量。

（一）加大各項投入

習近平總書記指出，檔案工作存史資政育人，是一項利國利民、惠及千秋萬代的崇高事業。有關單位要深刻認識檔案工作在國家發展和社會進步中的重要地位，提高對檔案的重視程度，并在人才、資金等方面加大投入，從而為檔案信息化水平的提升提供必要條件。此外，檔案管理部門還應對當前的制度和政策進行優化完善，明確各項工作的具體權責，制定科學合理的獎懲制度和監督制度，激發干部隊伍的工作熱情和積極性，充分發揮人才支撐作用，從而為檔案信息化水平的提升奠定良好基礎。

（二）推進檔案管理體系改革

要對各相關部門之間的資料和信息加以整合，并以此為基礎形成系統性的檔案管理體系，為檔案管理綜合平臺的建立奠定良好基礎。此外，應明確檔案管理的具體要求，以確保文件模式和格式的規范化，提高檔案管理效率和質量。同時，檔案管理部門還應通過運用加密技術、防改寫技術等措施確保檔案管理系統的安全性，積極防范安全風險。檔案管理人員應積極以創新思維改進工作方式方法，提高檔案信息化管理水平。

各級檔案部門要深入貫徹落實習近平總書記對檔案工作重要批示精神，嚴格按照新修訂的檔案法要求，緊緊圍繞《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，全方位、高質量地加速推進信息技術在檔案管理工作中的應用力度、廣度和深度，全面提升檔案信息化水平，共同為全國檔案事業高質量發展貢獻力量。

原載于《中國檔案報》2021年12月13日 總第3767期 第三版