根據《市、縣級國家綜合檔案館測評細則》信息化建設的要求，應“建立照片檔案，音、視頻檔案全文數據庫”。利用多媒體技術、數據庫技術和網絡技術對館藏及接收進館的多媒體檔案進行數字化管理，建設一個完善的、標準的、先進的、穩定可靠的數字化多媒體檔案信息管理系統，并建立統一的面向外部的多媒體檔案查閱服務體系，提高檔案館管理效率及對外服務水平。

系統中所指的多媒體檔案包括照片檔案、音頻檔案、視頻檔案等。通過該系統對目前館內所存有的多媒體檔案信息進行管理。同時，該系統應對接收進館的多媒體檔案進行批量導入及管理。

系統的設計開發應符合國家和行業標準。開發過程控制、開發技術、系統編碼、文檔應規范化，并遵循相應的國標準。需要參照遵守的標準和規范：

• 《中華人民共和國檔案法》

• 《中華人民共和國檔案法實施辦法》

• 《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894-2002）

• 《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T 31-2005）《

• 機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》(2006年12月18日國家檔案局8號令發布并施行)

• 《檔案著錄規則》（DA/T 18）

• 《照片檔案管理規范》(GB/T 11821-2002)

• 《數字聲像檔案著錄規則》（征求意見稿）

多媒體檔案管理信息系統由檔案信息采集系統、檔案信息管理系統、檔案信息利用系統三部分組成，采用B/S結構設計。